Se você costuma sentir que está imersa em listas de tarefas intermináveis, fique tranquila, você não está sozinha. Afinal, vivemos em uma era onde as pessoas competem “quem é mais produtivo” e a frase “trabalhe enquanto eles dormem” ainda é adotada como regra por muitos. A sociedade aparentemente espera e exige todo o nosso tempo, energia e recursos mentais, nos deixando exaustas ansiosas com a semana que se inicia quando chega o domingo.
Viver num mundo que glorifica a agitação ininterrupta não torna a vida mais fácil. Embora todas nós gostássemos de ter mais tempo, isso simplesmente não é viável. O mundo não para só porque estamos exaustas e sobrecarregadas – ainda temos contas para pagar, empregos para cumprir e outras coisas que precisamos lidar, e relaxar na segunda-feira simplesmente não é uma opção. Da mesma forma, não há nada de errado em ir atrás do que você deseja sem pedir desculpas.
Portanto, embora a maioria de nós não tenha o luxo de poder relaxar ou faltar ao trabalho na segunda-feira, podemos usar a nossa segunda-feira para trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil, e eliminar nossa lista de tarefas enquanto ainda cuidamos da nossa saúde mental.
Felizmente, existem maneiras de evitar os medos de domingo antes mesmo de chegarem, e há até maneiras de evitar que na manhã de segunda-feira você se sinta como numa corrida frenética até a linha de chegada. O truque? Está tudo em como você pode se planejar.
8 maneiras de ter uma segunda-feira mais organizada e produtiva, com menos ansiedade:
1. Prepare sua segunda-feira, antes de segunda-feira.
Mulheres bem-sucedidas sabem que ficar um passo à frente no trabalho e ir além é o que as diferenciará, mas à medida que a semana chega ao fim, é normal ter tarefas que se espalham e se tornam um item da “próxima semana”.
Antes de encerrar a sexta-feira, dedique um tempo para organizar sua segunda-feira (e o resto da semana). Revise seu e-mail, mensagens, calendário, quaisquer grandes reuniões da semana e sua lista geral de tarefas. A partir daí, mapeie a semana seguinte e reserve tempo para a preparação da reunião, acompanhamentos que você precisa lidar, lembretes que você tem em seu calendário, coisas que você tem que fazer. Ao fazer isso, certifique-se de adicionar tempo para atividades de saúde física e mental, ou até um café com uma amiga que há bastante tempo você não encontra.
O que você pode esperar da próxima semana e como pode tornar sua vida mais fácil?
Se você sabe que um dia será particularmente agitado, você pode preparar seu jantar com antecedência ou optar por algo pronto naquela noite. Ou, se você tiver muitas tarefas a fazer, tente distribuí-las em uma manhã ou tarde para que possa fazer tudo de uma só vez. Não importa o que você decida, como dito antes, o objetivo é trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil, e ter um plano flexível ajudará a aliviar os medos do domingo.
2. Tenha uma rotina sólida pela manhã e depois do trabalho.
Estar conectado consigo e com os seus interesses, no primeiro momento do dia, não é um abandono aos outros e nem um ato de egoísmo. Você só pode ajudar alguém quando está organizando e tem as suas prioridades definidas. Aí sobra tempo e atenção para os familiares, cônjuges, filhos, trabalho… não viva de forma reativa, nem seja agenda dos outros! Tenha o domínio das suas ações ao acordar, e isso terá um grande reflexo positivo e produtivo ao longo do seu dia Um dos maiores motivos pelos quais sofremos esgotamento é porque não nos damos tempo de inatividade suficiente. Nunca nos desconectamos de verdade: verificamos e respondemos e-mails de trabalho quando estamos fora do expediente e permitimos que nossos trabalhos ocupem espaço extra e vivam em nossas cabeças sem pagar aluguel, 24 horas por dia, 7 dias por semana. É por isso que ter uma rotina sólida pela manhã e depois do trabalho é tão importante. Ter tempo para relaxar antes e depois do trabalho lhe dá a reinicialização necessária para enfrentar e realizar suas tarefas do dia seguinte.
Descubra quais atividades ajudam você a redefini-las e implementá-las em sua rotina diária e tenha em mente que você vai querer descartar seu telefone para poder realmente desconectar. Priorize tomar um café da manhã saudável ou fazer exercícios matinais para aumentar seus níveis de energia durante o dia e permita-se relaxar à noite com algo que te faça bem. Não existe uma maneira “certa” ou “errada” de fazer isso; é tudo uma questão de encontrar o que funciona para você.
Longas listas de tarefas podem parecer cansativas, mas priorizar suas tarefas em ordem de urgência e importância pode ajudar. Para fazer isso, determine quais tarefas são urgentes e importantes, não urgentes, mas importantes, urgentes, mas não importantes, e não urgentes e não importantes. Tarefas urgentes são aquelas que devem ser tratadas em primeiro lugar ou dentro de um determinado prazo, enquanto tarefas importantes podem ser agendadas nos próximos dias, até que você possa realizá-las.
3. Tente bloquear o tempo da sua semana.
Você está fazendo malabarismos com várias tarefas profissionais, pessoais e de lazer e não sabe como vai fazer tudo isso? O bloqueio de tempo pode ajudar. Com esse método de gerenciamento de tempo, você reserva um determinado período de tempo para cada tarefa ou grupo de tarefas que precisa realizar. Ao programar cada parte do seu dia, você não perde tempo alternando entre as tarefas e, por sua vez, termina tudo com rapidez e eficiência.
A boa notícia é que esse método de gerenciamento de tempo é muito fácil de usar. Tudo o que você precisa fazer é reservar tempo para tarefas profissionais, pessoais e de lazer, como responder e-mails, realizar pesquisas, fazer ligações, fazer recados, intervalo para almoço e rotina matinal e depois do trabalho. Agrupar tarefas semelhantes durante o intervalo ou uma após a outra é fundamental aqui; dessa forma, você não perderá o foco saltando para tarefas totalmente diferentes. Da mesma forma, programe suas tarefas mais difíceis de acordo com a sua percepção de desempenho; se você sabe que é mais produtiva no meio da manhã ou no início da noite, use esses blocos de tempo para enfrentar seus maiores desafios.
4. Não deixe que segunda-feira dite o resto da semana.
No final do dia, há um limite para o que podemos controlar. Haverão segundas-feiras que serão mais difíceis do que outras, e tudo bem, faz parte da vida. Tudo o que você pode fazer é permanecer flexível, aberta a surpresas inesperadas e disposta e capaz de acompanhar o fluxo da melhor maneira possível. Embora uma segunda-feira saudável e produtiva possa ajudar a prepará-lo para o sucesso, lembre-se de que ela não precisa ditar o resto da semana. Todo mundo tem dias bons e dias ruins, e não podemos deixar que um dia ruim dê o tom para o que está por vir.
5. Prepare as suas reuniões.
Se você sabe que está entrando em uma segunda-feira com reuniões de qualquer tipo, tire um tempo extra na sexta-feira para prepará-las com antecedência. Garanta que as agendas estejam prontas, as anotações foram feitas, as pautas estabelecidas e saiba exatamente o que precisa ser feito na segunda-feira de manhã para se preparar totalmente.
Saber no que você está entrando na segunda de forma organizada, ajuda as reuniões a serem mais tranquilas e te ajuda a ficar menos ansiosa no domingo à noite, sabendo que segunda-feira de manhã não será uma simulação de incêndio.
6. Limpe seu espaço físico.
Antes de encerrar a sua semana, certifique-se de que sua mesa ou espaço de trabalho esteja arrumado. Entrar em um espaço limpo e calmo na segunda-feira de manhã ajudará a aliviar sua mente. Dica: Prepare seu espaço de uma forma que visualmente te agrada, deixe tudo limpo, adicione elementos como um caderno bonito e sua caneca de café favorita para a manhã de segunda-feira.
7. Limpe seu espaço digital.
Talvez mais importante do que o seu espaço de trabalho físico seja o digital.
Antes de fazer logoff às sextas-feiras, faça o seu melhor para organizar a caixa de entrada de e-mail, área de trabalho, downloads e outras pastas que podem ter surgido durante a semana. Arquive os itens adequadamente e se livre do que não precisa.
Para o e-mail, utilize pastas e rótulos para garantir que sua caixa de entrada esteja a mais organizada possível para quando precisar, não gastar tempo nessa busca.
8. Reflita sobre a sua semana.
No final do dia, toda essa preparação só valerá a pena se você pegar o que aconteceu durante a sua semana atual e aplicá-lo ao que vem a seguir. Faça uma reflexão na tarde de sexta-feira e pense no que funcionou, no que não funcionou, onde você quer mudar o foco na semana seguinte e quais habilidades adicionais você deseja aprender. Adicione as principais metas que você definiu para si mesmo ou áreas que gostaria de melhorar ao seu plano semanal e adicione lembretes (post-its funcionam muito bem) em seu espaço de trabalho para que, quando você chegar na segunda-feira, não haja dúvida sobre o que você vai fazer.
Assim você garante uma semana produtiva e ficará orgulhosa dos resultados que construirá. Afinal, o que importa é ter a consciência de que está ocupando os seus dias com tarefas que te trarão conquistas e te levarão aos seus objetivos!
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Cristiana Brandão
Administradora, Coach especialista em produtividade, Instrutora de Mindfulness IPQ|USP e Partner W2W.
